Anfragen und Schriftwechsel
Im vorhergehenden Kapitel wurde beschrieben, was wichtig ist um einen Weg zur Kontaktaufnahme zu finden. In diesem wird nun beschrieben was beim Inhalt zu beachten ist.
Es ist nicht relevant, ob Personen, Firmen oder Einrichtungen zu etwas gefragt werden sollen. Das Grundsätzliche ist bei allen gleich. Es ist wichtig sich bei dem Schreiben die notwendige Mühe zu geben, um verständlich zu machen, was man überhaupt möchte. Daneben ist natürlich Höflichkeit nicht unwichtig. Nicht nur, weil einem Beleidigung einen vor Gericht bringen können, sondern auch, weil sie selten etwas bringen, egal wie sehr einen ein Umstand aufregt.
Bei der Anrede habe ich mich für ‚Guten Tag‘ entschieden, was etwas kürzer ist, als das Klassische ‚Sehr geehrte Damen und Herren‘. Auch ist man frei darin, ob man zusätzliche Anreden, wie Doktorgrade oder andere Titel verwendet. Es ist zwar schon ein wenig unhöflich auf eine entsprechende Betitelung zu verzichten, aber auch ein Stilmittel, um eine gewisse Verärgerung auszudrücken ohne ausfallend zu werden. Zudem gibt es meines Wissens kein Anrecht auf die Anrede mit einem bestimmten Namenszusatz.
Es ist hilfreich das Schreiben in einem Textbearbeitungsprogramm mit eingeschalteter Rechtschreib- und Grammatikprüfung zu erstellen. Auf diese Weise können schon einmal die gröbsten Fehler vermieden werden. Was dem Schreiben gleichzeitig auch mehr Seriosität verleiht.
Wie bei jedem Anschreiben sollte ein knackiger Betreff gewählt werden, der den Gegenstand des Schreibens in kürze wiedergibt. Eventuell kann hier aber auch nur ein Stichwort verwendet werden.
Wenn mich etwas aufregt, lasse ich dies in das Schreiben selbstverständlich einfließen, allerdings so dass es ich lediglich sage, dass ich verärgert bin.
Eine Androhung von Konsequenzen ist ebenfalls nicht sinnvoll. Ich schreibe zum Beispiel nicht, was passiert, wenn meine Forderung nicht erfüllt wird, sondern beschreibe mein zukünftiges Verhalten. Bei Produkten zum Beispiel, dass ich es nicht mehr kaufen werde. Ich mache also lediglich auf einen Umstand aufmerksam.
Je konkreter man am Anfang fragt, desto konkreter wird auch die Antwort ausfallen. Ist die Antwort nicht zufriedenstellend, dann hilft nur noch einmal nachzufragen. Bei einigen Antworten fällt zudem die geringe Sorgfalt auf, mit der ein Schreiben verfasst wurde.
Des Weiteren muss natürlich auch immer klar sein, dass die meisten mehr als ein Schreiben erhalten, wodurch ein entsprechender Zeit- und Arbeitsaufwand entsteht. Das heißt unnötiges Geschwafel sollte tunlichst vermieden werden, außer natürlich als weiteres Stilmittel um der Verärgerung Luft zu machen ohne in Schimpftiraden zu verfallen. Die Erfahrung zeigt, dass ein kurzes knackiges Schreiben meist mehr bewirkt, als ein seitenlanger Text.
Anfragen bei öffentlich rechtlichen Stellen werden soweit vorhanden nach den Informationsfreiheitsgesetzen (IFG) behandelt. Dieses Buch befasst sich mit Thema IFG in einem der nachfolgenden Kapitel.
Es gibt natürlich keinerlei Begrenzung, was die Personen und Institutionen, angeht. Allerdings sollte man sich bei unseriösen Stellen vorher genau überlegen, ob und was man schreibt, denn meistens reagieren diese nicht oder geben sogar Emailadressen weiter. Für solche Stellen ist es sinnvoll eine separate Emailadresse zu verwenden. Eine bei der es nicht schlimm es, wenn diese bespammt wird.
Ist nach vier Wochen keine Reaktion erfolgt, so heißt es an die Email oder das Anschreiben zu erinnern. Manchmal hilft es auch direkt eine Frist in dem ersten Schreiben zu setzen. So kann nach Ablauf der Frist direkt daran erinnert werden. Ist einem das Thema wichtig heißt es hartnäckig zu bleiben bis eine Antwort erfolgt. Auch bei Erinnerungsschreiben heißt es höflich zu bleiben. Es kann durchaus passieren, dass eine Email verloren geht.
Kommt die Antwort, heißt es diese sorgfältig zu lesen und ggf. weiter zu recherchieren. Besonders im Schriftwechsel mit Behörden kann es recht frustrierend sein. Hier hilft es manchmal konkret nachzufragen, auf welchen Regeln eine Entscheidung basiert.
Generell empfehle ich bei Anfragen egal, ob mit oder ohne Kontaktformular, zu überlegen, welche Informationen wirklich notwendig sind. Gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz ist Datensparsamkeit immer der beste Weg. Mit Namen und Emailadresse kann nämlich auch schon eine Menge über eine Person herausgefunden werden.
Besonders bei Anfragen, wo eine schnelle konkrete Antwort wichtig ist, empfiehlt sich vorher gründlich zu recherchieren. Ansonsten ist es möglich, dass die erste Antwort ziemlich schwammig ausfällt. Wodurch erneut nachgefragt werden muss. Ebenfalls wird durch eine gründliche Recherche das Kostenrisiko gemindert, was z.B. bei umfangreichen Anfragen entstehen kann. Mehr dazu in den Kapiteln Informationsfreiheitsgesetze, Umweltinformationsgesetze und Verbraucherinformationsgesetz.
